セミナーや説明会などのイベントでは、多くの参加者に来てもらう必要がある一方で、
「イベント開催日が近づいているのに参加者の見込みが少ない…」
「どのように集客すればいいのだろう」
といった不安や疑問を持つ方が多いのではないでしょうか。
イベントの集客方法には、オンライン・オフラインで様々な方法があります。
今回は、イベントでの集客に使える様々なツールをまとめて紹介していきます。また、イベント開催までに準備するべきことについても詳しく解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
イベントに使える集客ツールとは？
イベントに使える集客ツールは様々あり、各ＳＮＳやイベント告知専用サイトなどが含まれます。
ツールによって強みが異なり、多くの人へ拡散の可能性があるもの、イベントの顧客管理ができるもの等、多種多様です。
自社のイベントのターゲット層や開催の目的、予算等に合わせてうまく集客ツールを活用していきましょう。
また、イベントのターゲット層や集客を行う人数によっては集客ツールだけに頼らないことも重要です。
フライヤーの配布やターゲットへのDM、顧客への直接の呼びかけなども取り入れて、複数の方面から集客をしていきましょう。
イベント当日までの準備チェックリスト
ここからは、イベント当日までの事前準備について解説いたします。チェックリストとしても使えますので、ぜひ活用してみてください！
まず、イベントを成功させるためには、事前準備と当日の行動の流れを把握することが大切です。
イベント当日までにしておくと良い準備は以下の通りです。
・情報発信：イベント集客ツールやフライヤーなどを活用する。
・役割分担：イベントに携わるスタッフやボランティアの配置と役割を明確にする。
・タイムテーブル：作成しておくと当日の流れが把握できる。また参加者に共有すれば目的の時間帯を目指して集まってもらえる。
・備品や設備：リストアップと準備をしておく。
・リマインド：定期的なリマインドに加え、イベント直前にもリマインドを送信する。
・緊急時の対応：緊急時の対応マニュアルを用意しておく。
これらの準備を整えておくことで、当日の運営がスムーズに進みやすくなるでしょう。
イベント集客ツールを活用するコツ
次に、イベント集客ツールを活用するコツについて解説いたします。
開催の目的とターゲットを明確にする
まず、イベントを開催する目的とターゲットを明確にしましょう。
イベントを開催するのには、「顧客との接点づくり」「新商品のPR」といった目的があるはずです。ですが、イベントを企画したり準備したりしているうちにいつの間にか目的を忘れてしまい、成果に繋がらずイベントが終わってしまうこともあります。同様に、目的に合わせてターゲットも明確に考えておきましょう。
誰に向けたイベントなのかをはっきりさせることで、ターゲットに合わせた企画の立案や集客方法の選定にも繋がります。
イベントの内容にこだわり企画する
次に、イベント開催においては、集客ツールの活用はもちろんですが、イベントの内容そのものがより重要です。
「何を目的に」「誰に向けた」「どこで開催する」イベントなのかを明確にし、目的やターゲットに合わせてイベントの内容にこだわりましょう。
例えば地域の食文化をテーマにしたイベントでは、地元シェフによる料理教室、農家との対話や直売コーナーの設置といった工夫が考えられます。単なる食のイベントにとどまることなく、参加者が地域について深く学ぶ体験が提供できるでしょう。参加者が実際に経験できるコーナーがあることで、より印象に残りやすく、関心も惹くことができるのです。
イベント企画の中で内容にこだわることは成功への第一歩です。魅力的な内容にすることで参加者を引き寄せられますし、満足度を高めることにも繋がります。
イベントのタイトルや画像を工夫する
イベントのタイトルや画像は、イベント内容をより魅力的にアピールするという役割があります。
イベント参加者は、まずはそのイベントのタイトルや画像を見て一瞬で興味がある内容かどうかを判断します。
そのため、イベントのタイトルや画像は参加者の興味を惹きつけ、イベントへの参加意欲を高めるような工夫が必要になってきます。
タイトルはシンプルすぎず、イベントに関連する単語や魅力的なフレーズを取り入れたり、イベント独自のコンセプトを表現したりすることで、イベントの内容が伝わりやすくなるでしょう。
複数のSNSやサイト等で告知をする
記事の後半で紹介するように、イベント集客に使えるツールはたくさんあります。
ツールごとにアプローチできる年代や属性は異なりますが、一つのSNSやサイトだけを使っても成果は出にくい傾向があります。
イベントへの集客数を増やしたい方は、ターゲット層がよく使うSNSやサイトだけでなく、複数の集客ツールも活用して告知しましょう。
ユーザー層の違う複数のツールを使い告知することで、イベントの集客数アップに直結します。
開催日直前にはリマインドをする
数か月以上前からイベントの日程や内容を繰り返し告知していても「このイベント、いつだったっけ？」と忘れてしまうお客様もいます。
お客様が、イベントのことを忘れないようにするためにも、開催日直前にリマインド（思い出させる）することが重要です。
イベントの日時や場所を、イベント開催直前に再度告知しましょう。
リマインドには、通知に気づいてもらいやすいメルマガや公式LINEを配信する、イベントサイトから通知をするといった方法があります。
イベントに使える集客ツール
ここまでイベントの目的やコンセプトに合わせた集客ツールの活用を解説してきました。
ではイベントに使える集客ツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここからは、イベントの集客に使えるツールを９つ紹介します。
X（Twitter）
出典：X（Twitter）
「X(Twitter)」はリアルタイムでの情報発信が強みのSNSです。
イベント開催日や場所などを短く簡潔にポスト(発言)することで目に留まりやすくなり、場合によっては拡散されることもあります。
その一方で、利用者の多さからイベント情報のポストがすぐに流れてしまう可能性もあります。
Xはリアルタイム性やユーザーの広がり(拡散)が特徴的なため、イベント前後のポストやハッシュタグによってよりイベントが盛り上がりやすいのも魅力です。
基本は無料で利用できますが、140文字以上のポストや広告配信などを行う場合は追加費用がかかります。
出典：Instagram
「Instagram」は若者を中心に幅広い年齢層のユーザーが使っているSNSで、情報収集ツールとしても利用されています。ビジュアル重視のツールで、画像や動画を使ってイベントの雰囲気を伝えたり、視覚的にアピールしたりすることに向いています。
Instagramには、主にフィード投稿(画像メイン)・リール投稿(動画メイン)・ストーリーズ(24時間限定表示)・ライブ配信があります。
Instagram広告では「年齢・性別・地域・職業」などの細かいターゲティングができ、ユーザーの投稿の間に広告が表示されるため、自然な流れで閲覧してもらうことができます。
基本的には無料で利用できますが、広告や課金サービスを利用する場合は追加費用がかかります。
出典：Facebook
「Facebook」は、社会人を中心に定番となっている実名制SNSです。
Facebookのユーザー層は年齢を問わず利用されていますが、経営者を中心とするビジネスパ－ソンや35歳以上のユーザーの割合が多いため、ターゲット層がこれらにあてはまる場合は十分な集客効果が期待できます。
具体的には、「Facebookイベント」としてページを作成し、開催日や場所などの情報をシェアすると「イベント一覧」や「イベント検索結果」にも表示されます。
【興味あり】【参加予定】などのボタンがあるので、参加人数の予想や参加者管理がしやすくなります。
また、「Facebook広告」を使うことでターゲットを指定し、興味がありそうな人に向けてイベント広告を配信することも可能です。Facebookは実名での登録が推奨されており、年齢、性別、居住地などを活用した広告ターゲティングが可能になっています。
イベントに関連するコンテンツ(過去のイベントの様子やイベントの内容の一部など)を定期的に投稿することも効果的です。
アカウントの登録や利用には料金がかかりませんが、Facebook広告の配信は有料です。
note
出典：note
「note」では、ブログ記事のような形でイベントの告知が可能です。
noteは記事の連載に向いているため、イベントに関するトピックで連載記事を作成し、段階的にイベント情報を提供することで読者の興味を徐々に高めていくことができます。イベント開催後にイベントレポートをまとめて記事にするという使い方も定番の施策です。
工夫次第でイベントの告知から開催後まで、定期的に読者と接点を持つことも可能です。
基本は無料で利用できます。
noteはX(Twitter)などのSNSでのシェアが可能なので、組み合わせることでより効果的な集客が期待できますよ。
メルマガや公式LINE
出典：LINE公式アカウント
メルマガや公式LINEは、イベント参加者との長期的な関係構築に活用できます。
名刺交換やメルマガ登録、LINEの友達追加などを経て自社に興味を持ってくれているターゲットに絞って配信することができるため、イベントへの高い参加率が期待できます。
また、イベント参加者へのリマインドにも便利なツールです。
メルマガや公式ＬＩＮＥでは、企業１対ターゲット複数といった情報発信やコミュニケ―ションが容易にでき、全体向けのメッセージの他に個別対応もできます。
公式LINEの開封率は高い一方で、メルマガは迷惑メールへの振り分けによってメールが開封されない場合もあります。ただし、企業向けのイベントであればメールでのコミュニケーションが一般的で開封されやすいです。
メールアドレスやLINE等の顧客リストをすでに持っている場合は、メールマガジンや公式LINEでの告知が効果的です。
PRTIMES
出典：PRTIMES
「PRTIMES」は、自社のプレスリリースを簡単に配信できるツールです。
多くのメディアが情報収集のツールとして利用しているため、プレスリリースを通じてイベントをメディアに掲載、記事化してもらえる可能性があります。
無料プランはなく、1件3万円で配信可能、月に3回以上の配信をする場合は定額プランもあります。
月間PV数1億超えのサイトを含むメディアに転載されることもあり(2024年7月時点)、XやFacebookなどのSNSを通して一般ユーザーにも広く情報を届けることができるのも特徴です。
配信先を「業界」「地域」「関心」などで絞り込むことができるため、イベントに興味をもつ可能性の高いターゲット層にピンポイントで情報を届けることができます。
こくちーずプロ
出典：こくちーずプロ
「こくちーずプロ」は、イベントの告知から運営までを一元化できる便利なツールです。
イベント情報の登録から決済システムの導入まで直感的な操作で完結するため、ITに詳しくない方でも簡単に利用できます。基本無料で利用が可能です。
SNS連携機能やSEO対策が施されており、検索エンジンからの流入やイベント情報を拡散することが期待できます。イベント告知はもちろん、チケット販売や参加者管理、イベント運営に必要な機能が充実しているため、複数のSNSを使いながらもなるべく手間を省きたい方におすすめのツールです。
また、イベント直前に参加者に向けてリマインダーメールを送ることもできます。イベント後にはアンケートを実施し、次回のイベントに繋げるためのフィードバックも可能です。
Peatix
出典：Peatix
「Peatix」ではお出かけ情報やイベント情報などの告知ができます。
イベントページのカスタマイズやチケット販売、参加者管理などイベント運営に必要な機能が充実しています。
また、カテゴリ登録をすることで、“関連イベント”として掲載され、同様カテゴリのイベントを探しているユーザーにアピールできるツールです。
基本機能は全て無料で利用可能ですが、「カテゴリ／関連イベント上位掲載」「イベント紹介メール」などイベント集客のサポートをしてくれる有料サービスもあります。
さらに、イベント参加者同士のコミュニケーションを促進する機能があり、コミュニティ形成にも役立ちます。
セミナーズ
出典：セミナーズ
「セミナーズ」は、ビジネス向けセミナーの告知ができる情報サイトです。
他の集客ルーツとの大きな違いは“セミナーに特化している”という点にあります。
セミナーズ内でメールマガジンやSNSとの連携ができ、イベント情報の拡散が期待できます。
また、参加者はエリア検索やカテゴリ検索などで都道府県やジャンルを選んで検索をすることも可能です。
主催登録料やセミナー掲載料は無料で利用できるようになっています。有料セミナー開催時には、決済やシステムの手数料が発生します。
まとめ
今回の記事では、イベントに使える集客ツール、イベント当日までの流れとコツについて解説いたしました。
イベントへの集客を強化するためには、イベント情報の定期的な告知と、直前のリマインドも忘れずに発信することが大切です。
イベントの目的やターゲット層を踏まえて、複数の集客ツールを活用し、より多くの参加者を募ることで、イベントを成功へと導きましょう。
