「Googleの便利機能っていろいろあるけど、仕事で本当に役立つのはどれ？」
「効率化に繋がるGoogle機能を使いこなしたい」
そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
会議の調整に時間がかかる、情報共有がうまくいかないなど、業務の非効率は生産性の低下や機会損失につながります。
Googleの便利機能を適切に活用すると、業務の効率化や生産性の向上に大きく貢献することが可能です。
この記事では、仕事で使えるGoogle便利機能を厳選し、それぞれの特徴やメリットを解説します。
これらの機能を取り入れることで仕事の質を向上させ、パフォーマンスを最大化することができるでしょう。
Google便利機能10選
仕事で使えるGoogle便利機能10選を紹介します。
| Google の機能 | 概要 |
|---|---|
| Google カレンダー | 効率的なスケジュール管理を実現。チームメンバーとのスケジュール共有、リマインダー機能、会議室の予約管理などが可能。 |
| Gmail | メール管理とタスク管理を一元化。ラベルやフィルターを使ったメール管理、テンプレートの活用、タスク管理ツールとの連携が可能。 |
| Google ドライブ | ファイルの保管と共有。ファイルの共有と同時編集、フォルダ構造の最適化、バージョン管理などの機能を提供。 |
| Google スプレッドシート | 業務自動化とデータ管理。関数とマクロを使った作業の自動化、データの可視化とダッシュボードの作成が可能。 |
| Google フォーム | 情報収集とフィードバック管理を効率化。アンケートやフィードバックの収集と分析、回答データの自動集計と通知設定などが可能。 |
| Google ドキュメント | 効率的な文書作成を支援。テンプレートの活用と書式の統一、コメントとチャット機能を使った共同編集などが可能。 |
| Google ハングアウト | リモートコミュニケーションを強化。ビデオ会議とスクリーン共有、チャットとファイル共有機能などを提供。 |
| Google Keep | アイデアと情報の整理に便利。タグとラベルを使った情報の分類、リマインダーとチェックリストの活用が可能。 |
| Looker studio | データの可視化とレポート作成を支援。データソースの連携と統合、ダッシュボードとレポートの共有などが可能。 |
| Google アップス スクリプト | 業務自動化とカスタマイズに活用。定型業務の自動化とワークフローの効率化、Google サービス間の連携とカスタマイズが可能。 |
一つずつ解説していきます。
1.Googleカレンダー：効率的なスケジュール管理
まずは、Googleカレンダーの便利機能を紹介します。
チームメンバーとのスケジュール共有
Googleカレンダーを使えば、チームメンバー全員のスケジュールを簡単に共有できます。メンバーのカレンダーを相互に公開することで、会議の日程調整やプロジェクトの進捗管理がスムーズになります。
共有カレンダーを作成し、チーム全体で予定を把握すれば、スケジュール管理の効率が大幅に向上するでしょう。
カレンダー共有の設定は簡単です。共有したいカレンダーを選択し、共有相手のメールアドレスを入力するだけ。公開範囲も、予定の詳細まで見せるか、あるいは空き時間のみ表示するかを選べます。
リマインダー機能と会議室の予約管理
Googleカレンダーのリマインダー機能を活用すれば、イベントの事前通知を設定できます。
重要な会議の何分前にアラートを受け取る指定をしておけば、うっかり予定を忘れてしまうことを防げるでしょう。
また、会議室の予約管理にもGoogleカレンダーが活躍します。会議室のカレンダーを共有設定にしておけば、メンバーが各自で空き状況を確認し、予約を入れられます。
2.Gmail：メール管理とタスク管理の一元化
ここでは、Gmailの便利機能を紹介します。
ラベルやフィルターを使ったメール管理
Gmailのラベル機能を使えば、メールを分類し整理することができます。
プロジェクトやクライアント単位でラベルを作成し、関連するメールにラベルを付けていくのです。受信トレイが整理され、必要なメールを素早く見つけ出せるようになるでしょう。
また、フィルター機能を使えば、特定の条件に合致するメールに自動でラベルを付与したり、あるいは指定したフォルダに振り分けたりできます。
テンプレートの活用とタスク管理ツールとの連携
Gmailのテンプレート機能を活用すれば、定型文を簡単に呼び出せます。アンケートの依頼やアポイントの調整など、繰り返し送信するメールがある場合は、テンプレートを作成しておくと便利です。
宛名や日時など、変更が必要な部分を編集するだけでメールを作成できます。メール作成の時間を大幅に短縮できるでしょう。
また、GmailはGoogle ToDoリストなどのタスク管理ツールと連携もできます。
メールをタスクに変換し締め切りを設定すると、ワンクリックでメールの内容をToDoリストに追加できます。
3.Googleドライブ：ファイル保管と共有
ここでは、Googleドライブの便利機能を紹介します。
ファイルの共有と同時編集
Googleドライブ上に保存されたファイルは、URLを知っている人なら誰でも閲覧・編集できます。編集権限を設定すれば、閲覧のみを許可することも可能です。
これにより、メンバー全員が最新のファイルにアクセスでき、情報共有がスムーズになります。
また、Googleドキュメントなどで複数人によるリアルタイムの同時編集が可能です。メンバーが同時にファイルを開いて、それぞれの担当部分を作業できます。
フォルダ構造の最適化とバージョン管理
Googleドライブ内にフォルダを作成し、プロジェクトやクライアント単位で整理しておくと便利です。ファイルを探す手間が省け、作業の効率化を図ることができます。
Googleドライブはバージョン管理が自動で行われます。過去のバージョンをいつでも参照でき、間違って変更してしまっても元に戻すことも可能です。
4.Googleスプレッドシート：業務自動化とデータ管理
ここでは、Googleスプレッドシートの便利機能を紹介します。
関数とマクロを使った作業の自動化
Googleスプレッドシートに備わる関数を使えば、データの集計や分析を自動化できます。たとえば、SUMIFSやCOUNTIFSを使えば、特定の条件に合致するデータを自動で集計でき、作業時間の短縮にもつながります。
マクロを作成すれば、複雑な処理を自動化することも可能です。
データの可視化とダッシュボードの作成
Googleスプレッドシートでは、データをグラフで可視化できます。表形式のデータを見やすいグラフに変換することで、傾向の把握がしやすくなるでしょう。
重要指標をまとめたダッシュボードを作成しておくのもおすすめです。
グラフや表を組み合わせ、一目で現状が把握できるようにしておけば、適切な意思決定を下すための材料にもなります。
5.Googleフォーム：情報収集とフィードバック管理
ここでは、Googleフォームの便利機能を紹介します。
アンケートやフィードバックの収集と分析
Googleフォームを使えば、専門知識がなくてもアンケートを作成できます。設問のタイプを選び、選択肢を入力するだけです。あとは、URLを共有するだけでアンケートを実施でき、紙の印刷や配布は不要です。
回答はグラフ化され、自動で集計されます。
エクセルなどに出力することも可能なので、さらに詳しい分析を行うこともできます。
回答データの自動集計と通知設定
Googleフォームで収集した回答データは、指定したスプレッドシートに自動で集計されます。いちいち手作業で入力する必要がないため、ミスを防げるでしょう。
回答があった際には通知を受け取る設定も可能です。メールやGoogleチャットへ通知することで、リアルタイムに回答状況を把握できます。
アンケートの回答率が思わしくない場合、すぐにリマインドを送ることもできます。
6.Googleドキュメント：効率的な文書作成
ここでは、Googleドキュメントの便利機能を紹介します。
テンプレートの活用と書式の統一
Googleドキュメントは、テンプレートを活用して効率的に文章を作成できます。社内文書のフォーマットをテンプレート化しておけば、書式設定の手間が省けます。
メンバー全員が同じテンプレートを使うことで、書式の統一も図ることができます。
また、拡張機能を使えば、さらに高度な書式設定を行えます。たとえば、目次の自動生成やページ番号の挿入などです。
コメントとチャット機能を使った共同編集
Googleドキュメントは、リアルタイムでの共同編集が可能です。メンバーが同時に文書を開いて、それぞれの担当部分を編集できるのです。これにより、作業時間を短縮できます。
また、コメント機能を使えば、文書内の特定部分にフィードバックを残せます。メンバー同士で意見交換しながら、文書を磨き上げることも可能です。
さらに、チャット機能を使えば、文書を編集しながらリアルタイムでコミュニケーションをとることもできます。
7.Googleハングアウト：リモートコミュニケーションの強化
ここでは、Googleハングアウトの便利機能を紹介します。
ビデオ会議とスクリーン共有
Googleハングアウトを使えば、資料を画面共有しながら顔を見て話すことができます。対面に近いコミュニケーションができ、意思疎通を図りやすくなります。
また、会議中の画面を録画できる機能もあります。
チャットとファイル共有機能の活用
ビデオ会議以外にも、Googleハングアウトにはチャットの機能があります。手軽にメッセージをやり取りできるので、ちょっとした確認や相談に便利です。
スレッド形式で会話が整理されるため、やり取りを追うのも簡単です。
また、ファイルの共有も可能で、チャットのやり取りの中で資料などをダイレクトに送信できます。もちろん、Googleドライブ上のファイルを共有することもできます。
8.GoogleKeep：アイデアと情報の整理
ここでは、GoogleKeepの便利機能を紹介します。
タグとラベルを使った情報の分類
GoogleKeepでは、メモにタグやラベルを付けて分類することが可能です。
プロジェクトやクライアント単位でラベルを作成し、関連するメモを紐づけていきます。必要な情報を素早く見つけ出せるようになります。
また、メモに色を付けることも可能です。視覚的な分類を行えば、さらに直感的にメモを整理できます。
リマインダーとチェックリストの活用
GoogleKeepでは、メモにリマインダーを設定できます。日時を指定して通知を受け取れるので、重要なメモを忘れる心配がありません。
また、チェックリスト形式のメモを作成することもできます。タスクを細分化し、一つずつチェックを入れていけば、進捗管理がしやすくなるでしょう。
9.Looker studio：データの可視化とレポート作成
ここでは、Looker studioの便利機能を紹介します。
データソースの連携と統合
Looker studioは、スプレッドシートやGoogleアナリティクスなど、多様なデータソースと連携できます。異なるソースのデータを統合し、一元的に可視化できるのです。
また、データソースを複数組み合わせることで、より多角的な分析が可能です。
たとえば、ウェブサイトのアクセス解析と売上データを組み合わせれば、施策の効果をより精緻に測定できるでしょう。
ダッシュボードとレポートの共有
Looker studioで作成したダッシュボードやレポートは、URLを共有するだけで社内外のステークホルダーに公開できます。
URLを共有された方は、ワンクリックで多様な情報にアクセスやキャッチアップをすることが可能です。
10.Googleアップススクリプト：業務自動化とカスタマイズ
最後に、Googleアップススクリプトの便利機能を紹介します。
定型業務の自動化とワークフローの効率化
Googleアップススクリプトを活用することで、定型業務を自動化し、ワークフローを効率化できます。
たとえば、毎日の業務報告をフォームで収集し、回答をスプレッドシートに自動的に記録するスクリプトの作成が可能です。手作業での入力や集計の手間を省き、業務の効率化を図れます。
Googleサービス間の連携とカスタマイズ
Googleアップススクリプトは、Googleワークスペース内のさまざまなサービス間の連携を実現し、独自の機能を追加することができます。
スプレッドシートのデータをもとにGoogleドキュメントの文書を自動生成したり、Gmailの受信内容に応じてタスクをGoogleタスクに自動で追加したりすることが可能です。
Googleカレンダーの予定に基づいて、関連するドキュメントやスプレッドシートを自動的に生成するなど、業務に合わせたカスタマイズが行えます。
まとめ
仕事で使えるGoogle便利機能を10選ご紹介しました。
Googleに備わっている機能ですから、使わないと損です。
まずは、GoogleカレンダーやGmailの便利機能から使ってみてはいかがでしょうか。使ってみると、簡単に操作できることがわかるはずです。
これらの機能を適切に組み合わせ、業務に活用することで、生産性向上とパフォーマンスの最大化が期待できるでしょう。
自社の課題に合わせてGoogleの便利機能を選択し、効果的に運用していくことが重要です。
