Googleツール活用が解決する「６つの悩み」とは？業務を加速！できること・機能を紹介

チームリーダーにとって最大の悩みは何でしょうか？

売上目標の達成をめざすマネージャーは、売上を最大にのばす役割を担っています。

この役割を果たす過程で、複数の部下がいるチームをまとめるために起こる問題をスムーズに解決することが急務です。

ここに役立つGoogleツールがあります。

この記事では、売上目標を達成しながら、顧客情報やチームの活動進捗をリアルタイムに掌握したいリーダーの「６つの悩み」をテーマとして、悩みを解決するのに最適なGoogleツールの使い方をくわしくご紹介します。

マネジメントの最大の悩みとは？

マネージャーがもつ最大の悩みは、Googleツールを駆使すればどのように解決できるか、そのメリットを見ていきましょう。

マネージャーは、四半期ごと、そして年度の売上達成が責務です。

この目標のためには、チームを構成する部下の進捗をリアルタイムに把握したいと考えます。ここで大切なことは何でしょうか。

以下に、重要な項目をまとめました。

それぞれの項目を、順にくわしく解説します。

１.部下の個性とスキルを活かしたスケジューリングとは？

チームのスケジュール管理に、大切なポイントを考えてみましょう。

気をつけたいのは、部下のスキルや個性がそれぞれ異なる点です。売上金額という数字を把握するだけの単純な方法では、部下の個々の知見が活かせません。

スケジュール管理には、マネージャーの部下に対する細やかな配慮が必要です。

なぜでしょうか？

マネジメントの悩みとして一番にあげられるのは、人材育成の難しさであるからです。

リクルートマネジメントソリューションズの「マネジメントに対する人事担当者と管理職層の意識調査2022年」では、管理職層の44％が人材育成の重要さと課題を認識しています。

人材育成の面から、チームリーダーとして部下のスケジュールや進捗管理では、以下の項目を配慮したいものです。

これらの重要な５項目は、どのような手段やツールがあれば解消できるのでしょうか。

くわしく解説していきます。

２.リアルタイムのコミュニケーションが解決する悩みとは？

テレワークが多様化し、移動中の交通機関・顧客先・出張先・飲食店などで働くモバイルワーク、在宅勤務、サテライト勤務などの働き方があります。

チームを構成する部下がさまざまな働き方をする環境下では、スケジュール管理とともに、部下とのコミュニケーションに課題を感じているマネージャーもいるでしょう。

この時便利なのが、Google Calender（カレンダー）でスケジュールを把握しつつ、リアルタイムで行うGoogle Chat（チャット）・Google Meet（ミート）などのコミュニケーションツールです。

Google ChatとGoogle Meetなら、業務の効率を下げることなく、コミュニケーションの頻度を上げられます。

その上、コミュニケーションをとる上で重要な「タイミングを逸しないリアルタイムの会話」を実現します。

つまり、常に最新の話題を共有しながらアップデート可能にするのです。

ここでは、部下の育成のために会話を密に行い、業務の進捗を確認したり、悩みに寄り添う努力が効果を発揮します。

部下からの「報・連・相が不足している」と一方的に責任を問うよりも、マネージャーから積極的にコミュニケーションを働きかけ、いかに頻度高く、ボリューム多く行うかが解決の鍵となるでしょう。

３.属人化を防ぐナレッジマネジメントを実現する情報共有ツールとは？

チームで活動する際、避けるべきは「ナレッジの属人化」です。

ナレッジとは「培ってきた過去の事例や付加価値のある経験・技術・技能のこと」です。

担当者の独自のナレッジは、その優位性から、他のメンバーに共有したくない心理が働くことがあります。

顧客との間に信頼関係を築くまでの努力が実り、契約に結びついて売上金額が延びていけばいくほど、「大切な顧客情報は他のチームメンバーに渡したくない」と考えるようになると、チームが会社組織として機能していない状態です。

チームで協働する上で、ナレッジの共有は不可欠。

では、ナレッジ共有が機能するための重要なポイントは、何でしょうか？

クラウドベースのGoogleツールに格納した各種情報（ファイル・データ）が最新であることです。

Googleツールの保存スペースは以下の３種類があります。

各メンバーがそれぞれ、情報をいつもリアルタイムにアップデートしておくことが必須条件になります。

そうなればナレッジ共有も簡単にでき、だれがどこでいつ見ても最新の情報が閲覧可能です。

たとえ、担当者が病気や休暇中であったり、担当者変更や離職した直後でも、チーム全員が有効な情報にアクセスできます。そうなれば、顧客へのサービスをボーダレスに行えるのです。

マネージャーは、ナレッジマネジメントをチームのメンバーそれぞれに強く認識してもらい、ナレッジ共有を遅延なく行うための徹底したルール化が必須でしょう。

４.どこにいても最新の情報を得られるデータ管理

前章では、Googleツールへの情報の格納で解決できるナレッジの属人化について説明しました。

次に、共有データはどのようにGoogleツールを使って作成すれば効果的なのかについて解説します。

ここでは、一括管理できるGoogle Workspace（ワークスペース　※２　詳細説明は後述）のケースを考えてみましょう。

営業職や社外の現場で働くテレワークにおいては、今起こったことをすぐにデータ化できれば、本社といつも連携できる好ましい環境が整います。

業務内容が日々変化する中で、ていねいに仕事をしようとするなら、どこにいても同じ環境で働けるGoogle Workspaceが役立つことがすぐに想像がつくでしょう。

では、Googleツールの代表的な２つ、Google Document（グーグルドキュメント）とGoogle Spreadsheet（グーグルスプレッドシート）を説明します。

ドキュメントとスプレッドシートの共通の利点は以下の３つです。

Google Document（ドキュメント）の特徴

1.多様なファイル形式に対応

Microsoft Wordに対応しています。オンライン環境ではすぐに編集でき、各種ファイル形式にダウンロードして保存、書き出せます。環境によっては、オフラインで編集できるのも利点です。

2.ワークフローを効率化する電子署名

契約書などの書類の下書きやテンプレートを作成しておけば、たとえば、テレワーク先からGoogle Workspaceの電子署名をリクエストして、離れた場所から上司の承認印がとれれば、その場で契約書の完成です。

Google Spreadsheet（スプレッドシート）の特徴

スプレッドシートは、チーム全体のデータから貴重なインサイトを取得できます。

関数の入力中に、関連するものが表示され時間短縮やまちがいの削減につながります。

データを把握したい時は、「データ検索」に質問を入れるとGoogle AIが回答してくれます。

Microsoft Excelのショートカットやファイルの互換性でExcelとの連携も図れます。複数のプラットフォームで操作もできます。

データ保護は、権限を以下のように分けてアクセス管理すれば万全です。

また、有効期限を設定したり、データ損失防止機能で、コメント権限と閲覧権限のあるメンバーでも、ダウンロード・コピー・印刷しないように設定でき、センシティブデータを安全に保護します。

５.Googleツールなら安全なセキュリティ、個人情報保護の徹底が保持できるわけとは？

個人情報を含むあらゆる企業情報を扱うチーム管理の上で不可欠なのは、セキュリティの安全性が担保されることです。

Googleは「プライバシーとセキュリティ保護は責任である」と記載しています。Googleツールは、プロダクトの開発、クラウドでのインフラストラクチャのすべてのプロセスで、高度なセキュリティを駆使しています。

これにより、Googleツールを利用する企業は、ITセキュリティを独自に強化し、個人情報の保護と安全なインターネット環境をサポートできます。

以下に、Googleツールの高度な保護機能をご紹介します。

６.低コストかつスピーディにDXとCXを向上させるGoogleツールとは？

Google Workspaceなら、導入初期費用がかかりません。また、スタート時はビジネス規模に合わせて小さく始められ、チームが拡大すれば、プラットフォームの拡張も簡単です。

AIアシスタントGemini（ジェミニ）は、顧客に断りを伝えるようなむずかしい場面にも、その場に適した文書作成を補助してくれ、顧客に寄り添う文章が完成します。カスタマーエクスペリエンス（CX）にも大きく貢献するでしょう。

メンバーは、GoogleカレンダーのToDoリスト、招待状から会議の議題など必要な情報を取り込めます。その時、作成した書類を全体で共有する前に、マネージャーの承認を得るステップも、メモ送信で簡単に行えるのです。

またGeminiは、以前は不可能だった「プロセスがどの段階にいるか」を追跡できるようにしました。Google Spreadsheet（スプレッドシート）のデータ整理サポート機能は、段階的なプロセスを設計します。

ここに集約される情報を用いて、計画・トラッカー・タイムライン構築と整理の両方を最新の状態にします。進捗をモニタリングすれば、どのような不足があるのか、プロセス全体が一目瞭然になるのです。

Googleツールにより業務の効率化（DX：デジタルトランスフォーメーション）とCXが一度に図れるといえるでしょう。

まとめ

チームリーダーが抱える悩みを多角的にサポートするGoogleツールについて、ご紹介しました。

強固なセキュリティで安全性を保ちながら、チーム活動の効率アップと顧客との信頼構築を促し、リーダーとしてマネジメントをピンポイントに集中できるGoogleツール運用のメリットをご理解いただけたでしょうか。

今後ますます働き方は多様化し、マネージャーには業務の変化へのスピーディな対応が要求されます。

チームメンバーの個性やスキルとうまく向き合い、チーム全体の管理業務をこなしつつ、その結果、チーム全体をいかに効率良く売上達成へと導けるかが課題です。

チームリーダーとして、部下のマインドに寄り添いながら「Googleツールを業務遂行に最大限活かせるか」が、マネジメントの手腕のみせどころといえるでしょう。